GHL'de Ekip Takvimi: Çoklu Personel Randevu Yönetimi

Bir berber salonu müşterimde 5 berber vardı. Salona randevu için arayan müşteri "kimin müsait olduğu" sorusunu manuel olarak öğrenmek için 3-4 berbere bakmak zorunda kalıyordu. Salon sahibi telefon başında oturuyor, takvimleri açıyor, "Mehmet 14:00'a uygun" diye yanıt veriyordu.

GHL round-robin ekip takvimini kurdum. Müşteri online randevu sayfasını açıyor, sistem otomatik olarak en az yoğun ve en yakın saatte müsait berberi öneriyor. Tek bir tıklama. Salon sahibi telefondan kurtuldu.

Bu yazıda çoklu personel takvim yönetimini nasıl kurarsın, round-robin'i nasıl ayarlarsın anlatacağım.

Ekip Takvim Yapıları

1. Round Robin (Sıralı Dağıtım)

Randevular sırayla dağıtılır:

1. randevu → Ali
2. randevu → Ayşe
3. randevu → Mehmet
4. randevu → Ali (tekrar)
...

Kullanım alanları:

• Satış ekipleri
• Danışmanlık firmaları
• Destek ekipleri

Avantajlar:

• Adil dağılım
• Otomatik, manuel müdahale gereksiz
• İş yükü dengeli

2. Availability-Based (Müsaitliğe Göre)

İlk müsait kişiye atar:

Müşteri 14:00 istedi
         ↓
Ali 14:00 dolu → Geç
Ayşe 14:00 müsait → Ata

Kullanım alanları:

• Acil randevular
• Öncelik bazlı atama
• Yoğun dönemler

3. Custom Rules (Özel Kurallar)

Kendi kurallarınızı tanımlayın:

If Lead Source = "Google Ads":
    → En yüksek performanslı satıcıya
         ↓
If Contact Tag = "VIP":
    → Senior danışmana
         ↓
Default:
    → Round robin

4. Skills-Based (Yetkinliğe Göre)

Uzmanlık alanına göre eşleştirme:

Randevu türü = "Teknik Destek"
         ↓
Filter: Staff with tag "Teknik Uzman"
         ↓
Round robin içinde ata

Ekip Üyesi Ekleme

Kullanıcı Oluşturma

1. Settings → My Staff gidin
2. Add Employee tıklayın
3. Bilgileri girin:
   • Ad soyad
   • E-posta
   • Telefon
   • Rol

Takvim Atama

1. Calendars gidin
2. Takvimi düzenleyin
3. Team Members bölümüne gidin
4. Ekip üyelerini seçin

Bireysel Müsaitlik

Her ekip üyesi kendi müsaitliğini belirler:

Ali:
  Pazartesi-Cuma: 09:00-18:00

Ayşe:
  Pazartesi-Çarşamba: 10:00-19:00
  Perşembe-Cuma: 08:00-16:00

Mehmet:
  Salı-Cumartesi: 11:00-20:00

Round Robin Kurulumu

Adım 1: Takvim Oluşturma

1. Create Calendar tıklayın
2. Calendar Type: Round Robin seçin
3. Temel ayarları yapın

Adım 2: Ekip Seçimi

1. Team Members sekmesi
2. Dahil olacak kişileri seçin
3. Sıralama belirleyin (opsiyonel)

Adım 3: Dağıtım Kuralları

Adım 4: Availability Check

Müsaitlik kontrolü:

• GHL takvimi
• Google takvimi (bağlıysa)
• Outlook takvimi (bağlıysa)

Kapasite Planlaması

Günlük Limit

Kişi başına günlük maksimum randevu:

Settings → Calendar → Staff Settings
Ali: Max 8 randevu/gün
Ayşe: Max 6 randevu/gün
Mehmet: Max 10 randevu/gün

Haftalık Limit

Ali: Max 35 randevu/hafta

Doluluk Görünümü

Dashboard'da görün:

• Kimin takvimi boş?
• Kim kapasiteye yaklaştı?
• Haftalık dolu/boş slot oranı

Tatil ve İzin Yönetimi

Bireysel Tatil

Ekip üyesi izinde:

1. Calendars → Staff
2. Kişiyi seçin
3. Time Off ekleyin
4. Tarih aralığı belirleyin

Sonuç:

• O kişi randevu almaz
• Round robin'den çıkar
• Mevcut randevular yeniden atanabilir

Takım Tatili

Tüm ekip izinde (örn: resmi tatil):

1. Calendar Settings → Holidays
2. Tatil ekleyin
3. Tüm ekip için geçerli

Randevu Aktarma

Manuel Transfer

Randevuyu başka birine aktar:

1. Randevuyu açın
2. Reassign tıklayın
3. Yeni ekip üyesini seçin
4. (Opsiyonel) Müşteriye bildir

Otomatik Reassign

If Staff sick day:
         ↓
Reassign all appointments to available staff
         ↓
Notify customers of change

Performans Takibi

Ekip Metrikleri

Kıyaslama

                Ali     Ayşe    Mehmet   Ortalama
Randevu         45      38      52       45
Dönüşüm         %25     %30     %22      %26
No-show         %8      %5      %12      %8
CSAT            4.5     4.8     4.2      4.5

Ekip Takvimi ve CRM

Lead Atama ile Senkron

Lead Ali'ye atandı
         ↓
Ali, bu lead ile randevu alabilir
         ↓
Randevu otomatik Ali'ye atanır

Pipeline Entegrasyonu

Randevu yapıldı + satış oldu
         ↓
Opportunity → Staff owner: Ali
         ↓
Performans Ali'ye sayılır

Çoklu Lokasyon

Farklı Ofisler

İstanbul Ofisi:
  Staff: Ali, Ayşe
  Hours: 09:00-18:00

Ankara Ofisi:
  Staff: Mehmet, Fatma
  Hours: 10:00-19:00

Online + Offline

Ali:
  Pazartesi-Çarşamba: Ofis
  Perşembe-Cuma: Online (Zoom)

İpuçları

1. Buffer Time

Randevular arası mola:

• Hazırlık zamanı
• Notlar yazma
• Kahve molası

Her randevu sonrası 10 dakika buffer

2. Focus Time

Toplantısız çalışma zamanı:

Her gün 14:00-15:00: Focus time (randevu alınmaz)

3. Isıtma Period

Yeni ekip üyeleri için:

İlk 2 hafta: Max 3 randevu/gün
3-4 hafta: Max 5 randevu/gün
5+ hafta: Tam kapasite

Kontrol Listesi

• Ekip üyelerini ekledim
• Round robin takvimi kurdum
• Bireysel müsaitlikleri ayarladım
• Günlük/haftalık limitleri belirledim
• Tatil/izin sistemini kurdum
• Google/Outlook entegrasyonu yaptım
• Performans metriklerini takip ediyorum
• Buffer time ekledim

GHL Destek

HighLevel Group Calendar Overview

GHL'in resmi dokümantasyonu.