Lead'leri Hızlı Aramak İster misiniz? Voice AI Outbound ile Otomatik Giden Aramalar

Bir B2B müşterimde sayıları açtık: form doldurana ortalama 4 saat sonra geri dönüyordu satış ekibi. Yarısından fazlası geri dönüldüğünde "artık ilgilenmiyorum" diyordu — başka bir firmaya gitmişlerdi.

Voice AI Outbound'u kurduk. Form doldurulduğu anda AI arıyor, ön niteliksel sorular soruyor, ilgili kişiyi satış ekibine sıcak teslim ediyor. İlk hafta ilk-aramada-bağlanma oranı %22'den %71'e çıktı.

Araştırmalar gösteriyor: lead'i ilk 5 dakikada ararsan, dönüşüm şansı 10 kat artıyor. Voice AI Outbound bunu otomatikleştiriyor. Bu yazıda nasıl kurarsın anlatacağım.

Voice AI Outbound Nedir?

Voice AI Outbound, AI'ın sizin yerinize telefon araması yapmasıdır. Gelen aramaları cevaplamak (inbound) yerine, proaktif olarak arama başlatır (outbound).

Kullanım alanları:

Nasıl Çalışır?

Süreç şöyle işliyor:

Trigger (Form, Workflow, vs.)
         ↓
    Outbound Call Action
         ↓
    Voice AI Ajanı Arar
         ↓
    AI Konuşmayı Yönetir
         ↓
    Sonuç CRM'e Kaydedilir

1. Bir tetikleyici olur (form dolduruldu, randevu yaklaştı, vs.)
2. Workflow "Outbound Call" aksiyonunu tetikler
3. Seçtiğiniz Voice AI ajanı kişiyi arar
4. AI, belirlediğiniz prompt'a göre konuşmayı yönetir
5. Konuşma kaydedilir, özetlenir ve CRM'e işlenir

İnsan müdahalesi sıfır. 7/24 çalışır.

Voice AI Outbound Kurulumu

Adım 1: Voice AI Agent Oluşturun

Önce giden aramalar için bir ajan oluşturmanız gerekiyor:

1. Settings > AI Agents bölümüne gidin
2. Create Agent tıklayın
3. Agent Type: Voice seçin
4. Direction: Outbound seçin (veya Both)
5. İsim verin: "Lead Takip Ajanı" gibi

Adım 2: Ajanı Yapılandırın

Giden aramalar için özel ayarlar:

Selamlama Mesajı:

Merhaba, ben [Şirket]'ten arıyorum. {{contact.first_name}} Bey/Hanım ile mi görüşüyorum?

Amaç Belirleme:

Bu arama amacın:
1. Kişinin form doldurduğunu doğrula
2. İhtiyacını kısaca anla
3. Satış ekibinden geri dönüş için uygun saat sor
4. İletişim bilgilerini doğrula

Ses Seçimi: Giden aramalar için güven veren, profesyonel bir ses seçin. Önce dinleyip karar verin.

Adım 3: Knowledge Base Bağlayın

AI'ın soruları cevaplayabilmesi için bilgi tabanı bağlayın:

• Ürün/hizmet bilgileri
• Fiyat aralıkları
• SSS

Adım 4: Workflow Oluşturun

Şimdi ajanı tetikleyecek workflow'u kurun:

1. Automation > Workflows gidin
2. Yeni workflow oluşturun
3. Trigger ekleyin (örn: Form Submitted)
4. Outbound Call action ekleyin
5. Voice AI ajanınızı seçin
6. Kaydedin ve aktifleştirin

Örnek Workflow: Anında Lead Takibi

Trigger: Form Submitted ("Demo Talebi" formu)
    ↓
Wait: 30 saniye (form submit sırasında hâlâ sitede olabilir)
    ↓
Outbound Call: "Lead Takip Ajanı"
    ↓
If/Else: Arama başarılı mı?
    ↓
Başarılı → Tag ekle: "AI ile Görüşüldü"
         → Task oluştur: "Satışçı geri arasın"
    ↓
Başarısız → Wait 2 saat
          → Tekrar dene (max 3 deneme)

Outbound Dashboard: Analitik ve Takip

Her giden arama detaylı şekilde raporlanır.

Dashboard Metrikleri

Arama Detayları

Her arama için:

• Tam kayıt (recording)
• AI tarafından oluşturulan özet
• Sentiment skoru (olumlu/olumsuz/nötr)
• Tespit edilen intent'ler
• Sonraki adım önerileri

Bu veriler CRM'deki contact kaydına da eklenir.

Pratik Kullanım Senaryoları

Senaryo 1: Form Sonrası Anında Arama

Problem: Lead'ler form doldurup unutuyor, siz arayana kadar ilgi kayboluyor.

Çözüm:

Trigger: Form Submitted
Wait: 1 dakika
Outbound Call: Lead Takip Ajanı

AI Script:
"Merhaba {{first_name}}, ben [Şirket]'ten. Az önce web sitemizden
bilgi talep ettiniz. Size hızlıca yardımcı olmak istedim.
[Ürün/Hizmet] hakkında merak ettiğiniz bir şey var mı?"

Senaryo 2: Randevu Hatırlatma

Problem: No-show oranı yüksek, SMS hatırlatmaları okunmuyor.

Çözüm:

Trigger: Appointment Reminder (24 saat önce)
Outbound Call: Hatırlatma Ajanı

AI Script:
"Merhaba {{first_name}}, yarın saat {{appointment.time}}'da
randevunuz var. Katılımınızı onaylıyor musunuz?
İptal veya değişiklik gerekirse şimdi ayarlayabilirim."

Senaryo 3: Ödeme Takibi

Problem: Gecikmiş ödemeler için manuel arama yapmak zaman alıyor.

Çözüm:

Trigger: Invoice Overdue (7 gün)
Outbound Call: Ödeme Takip Ajanı

AI Script:
"Merhaba {{first_name}}, [Şirket]'ten arıyorum.
{{invoice.date}} tarihli faturanızla ilgili size ulaşmak istedik.
Ödeme konusunda bir sorun mu var, size nasıl yardımcı olabiliriz?"

Senaryo 4: Müşteri Memnuniyeti Anketi

Problem: E-posta anketlerinin yanıt oranı düşük.

Çözüm:

Trigger: Purchase Completed (3 gün sonra)
Outbound Call: Anket Ajanı

AI Script:
"Merhaba {{first_name}}, [Şirket]'ten arıyorum.
Geçen hafta bizden alışveriş yaptınız. Deneyiminizi sormak istedik.
1'den 10'a kadar bizi nasıl değerlendirirsiniz?"

Senaryo 5: Kayıp Müşteri Reaktivasyonu

Problem: Uzun süredir alışveriş yapmayan müşteriler unutuluyor.

Çözüm:

Trigger: No Purchase (90 gün)
Outbound Call: Reaktivasyon Ajanı

AI Script:
"Merhaba {{first_name}}, [Şirket]'ten arıyorum.
Sizi özledik! Sizin gibi değerli müşterilerimize özel bir
teklifimiz var. İlgilenebileceğinizi düşündük."

Uyumluluk ve Yasal Konular

Otomatik arama yaparken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar var.

Onay Alın

Kişileri aramadan önce açık onay almış olmanız gerekir. Form doldururken:

[ ] Telefon ile iletişime geçilmesini kabul ediyorum.

Bu checkbox olmadan outbound arama yapmayın.

DNC (Do Not Call) Listesi

GHL, DNC listelerini otomatik kontrol eder:

• Ulusal DNC listesindeki numaralar engellenir
• Kendi engelleme listenizi de ekleyebilirsiniz

KYC Gereksinimleri

Outbound arama için hesabınızın KYC (Know Your Customer) doğrulamasından geçmiş olması gerekebilir.

Çalışma Saatleri

Gece yarısı kimseyi aramayın. Workflow'da zaman filtresi ekleyin:

If: Current Time is between 09:00 - 20:00
Then: Outbound Call
Else: Wait until 09:00 next day

Teknik Gereksinimler

Desteklenen Numaralar

• LC Phone numaraları ✓
• Twilio entegrasyonu ✓
• Toll-free numaralar ✗ (şu an desteklenmiyor)

Maliyet

• Voice Engine ücretleri 2025 sonuna kadar muaf
• LLM kullanım ücreti uygulanır
• Dakika başı telefon ücreti (LC Phone veya Twilio tarifesine göre)

Best Practices

1. İlk 5 Dakikada Arayın

Lead sıcakken arayın. Form doldurduktan 5 dakika içinde arama, dönüşümü ciddi artırır.

2. Deneme Limiti Koyun

Ulaşamadığınız kişiyi sonsuz aramayın:

• Maksimum 3 deneme
• Denemeler arası en az 2 saat
• 3. denemeden sonra SMS/e-posta alternatifine geç

3. Geri Bildirim Döngüsü Kurun

Aramaları düzenli dinleyin:

• AI nerede takılıyor?
• Hangi sorulara cevap veremiyor?
• Müşteri tepkileri nasıl?

Prompt'ları ve knowledge base'i buna göre güncelleyin.

4. İnsan Transferi Hazır Olsun

Bazı durumlar için insana transfer şart:

• Şikayet/öfkeli müşteri
• Karmaşık teknik sorular
• Satış kapama aşaması

AI'ın bu durumları tanıyıp transfer etmesini sağlayın.

5. Kısa ve Öz Tutun

Outbound aramalar kısa olmalı:

• Amacı hızlıca belirt
• Gereksiz konuşma yapma
• 2-3 dakikada sonuçlandır

Kontrol Listesi

• Outbound Voice AI ajanı oluşturdum
• Selamlama ve script'i hazırladım
• Knowledge base bağladım
• Workflow kurdum
• Zaman filtresi ekledim (çalışma saatleri)
• Deneme limiti koydum
• Onay mekanizması kurdum (form checkbox)
• Dashboard'u izlemeye başladım
• İlk aramaları dinleyip iyileştirme yaptım

GHL Destek

Voice AI Outbound Calling

GHL'in resmi dokümantasyonu.