İhracat Sözleşmeleri ve Teklifleri: GHL ile Dijital İmza ve Ödeme Entegrasyonu

Uluslararası bir müşteriyle anlaştınız. Şimdi sözleşme aşaması:

1. Word'de sözleşme hazırlıyorsunuz
2. PDF'e çevirip e-posta ile gönderiyorsunuz
3. Müşteri yazdırıp imzalıyor
4. Tarayıcıdan geçirip geri gönderiyor
5. Siz de aynı şeyi yapıyorsunuz
6. Dosyaları bir klasöre kaydediyorsunuz

Toplam süre: 5-10 gün

Kaybolma riski: Yüksek (hangi versiyon güncel?)

Bu rehberde, GoHighLevel'in Documents & Contracts özelliğiyle ihracat sözleşmelerini nasıl dijitalleştireceğinizi ve süreçleri nasıl otomatize edeceğinizi anlatacağız.

---

Geleneksel Sözleşme Sürecinin Sorunları

Zaman Kaybı

Bir Türk makine ihracatçısının gerçek hikayesi:

"Almanya'daki müşteriyle fiyatta anlaştık. Sözleşme gönderene kadar 3 gün geçti (avukat kontrolü). Müşteri imzalayıp gönderene kadar 7 gün daha. Biz imzalayıp gönderene kadar 2 gün. Toplam 12 gün sadece sözleşme için. Bu arada rakibimiz teklif vermiş."

Versiyon Karmaşası

Takip Zorluğu

• Sözleşme gönderildi mi? ✓
• Müşteri açtı mı? ?
• İmzaladı mı? ?
• Ödeme ne durumda? ?

---

GHL Documents & Contracts: Tek Platform Çözümü

GoHighLevel'in Documents özelliği, sözleşme sürecini tamamen dijitalleştiriyor.

Temel Özellikler

---

GHL Sözleşme Otomasyonu Videoları

Aşağıdaki videolarda GHL'in sözleşme ve döküman özelliklerinin nasıl kullanıldığını görebilirsiniz (videolar İngilizce, YouTube'un otomatik alt yazı özelliğini kullanabilirsiniz):

Workflow ile Otomatik Sözleşme Gönderimi

Bu videoda sözleşmelerin workflow içinde nasıl otomatik tetiklendiğini ve müşteriye nasıl gönderildiğini görebilirsiniz.

Döküman İş Akışı Kurulumu

Bu videoda döküman şablonlarının nasıl oluşturulduğunu ve iş akışlarıyla nasıl entegre edildiğini öğrenebilirsiniz.

---

İhracat Sözleşmesi Şablonu Oluşturma

Adım 1: Şablon Yapısı

GHL'de Documents > Templates > Create Template

İhracat satış sözleşmesi örnek yapısı:

SALES CONTRACT / SATIŞ SÖZLEŞMESİ

Contract No: {{contract.number}}
Date: {{contract.date}}

SELLER (SATICI):
{{company.name}}
{{company.address}}
Tax ID: {{company.tax_id}}

BUYER (ALICI):
{{contact.company}}
{{contact.address}}
{{contact.country}}

PRODUCT DETAILS (ÜRÜN BİLGİLERİ):
{{products.table}}

TOTAL VALUE: {{contract.total}} {{contract.currency}}
PAYMENT TERMS: {{contract.payment_terms}}
DELIVERY TERMS: {{contract.incoterms}}
DELIVERY DATE: {{contract.delivery_date}}

[Diğer standart maddeler...]

SIGNATURES (İMZALAR):

Seller: ____________________    Date: ____________
        {{company.authorized_person}}

Buyer: ____________________     Date: ____________
       {{contact.full_name}}

Adım 2: Dinamik Alanları Tanımlama

GHL'de contact custom fields oluşturun:

Adım 3: İmza Alanları Ekleme

Sözleşmede imza gereken yerlere "Signature Field" ekleyin:

1. Satıcı imzası (sizin tarafınız)
2. Alıcı imzası (müşteri)
3. Tarih alanları (otomatik dolar)

---

İmzalı Sözleşmeye Ödeme Entegrasyonu

GHL'in güçlü özelliklerinden biri: Sözleşme imzalandığında otomatik ödeme talebi.

Nasıl Çalışır?

Kurulum

1. Documents > Template > Edit
2. "Payment" sekmesine geçin
3. Ödeme seçeneklerini tanımlayın:
   • Deposit: %30 peşin
   • Full Payment: Tam ödeme
   • Custom Amount: Müşteri belirlediği tutar

---

Sözleşme İmza Sonrası Workflow

İmzalanan sözleşme sonrası otomatik tetiklenen süreçler:

Workflow Örneği

Tetikleyici: Document signed (Sözleşme imzalandı)
    ↓
[1] E-posta: İmzalı sözleşme PDF'i gönder (her iki tarafa)
    ↓
[2] CRM: Deal stage güncelle → "Contract Signed"
    ↓
[3] Slack/Email: Operasyon ekibine bildirim
    ↓
[4] Task: "Üretimi başlat" görevi oluştur
    ↓
[5] Wait: Ödeme alınana kadar bekle
    ↓
[6] If ödeme alındı: Deal stage → "Payment Received"
              Email: Sevkiyat tahmini gönder
    ↓
[7] Task: "Sevkiyat hazırlığı" görevi oluştur

---

İhracat için Sözleşme Türleri ve Şablonlar

1. Proforma Fatura (Proforma Invoice)

Ön teklif niteliğinde, bağlayıcı olmayan belge.

Kullanım: Fiyat ve koşulların resmi sunumu GHL'de: Sözleşme değil, e-posta şablonu olarak hazırlanabilir

2. Satış Sözleşmesi (Sales Contract)

Bağlayıcı, temel ticari koşulları içeren sözleşme.

İçerik:

• Ürün detayları
• Fiyat ve ödeme koşulları
• Teslim şekli (Incoterms)
• Süre ve teslimat
• Garanti koşulları

3. Distribütörlük Sözleşmesi (Distribution Agreement)

Uzun vadeli bayi/distribütör ilişkisi için.

İçerik:

• Bölge tanımı (exclusivity)
• Minimum sipariş taahhüdü
• Fiyatlandırma ve indirimler
• Pazarlama yükümlülükleri
• Fesih koşulları

4. Gizlilik Sözleşmesi (NDA)

Ticari sırları korumak için.

İçerik:

• Gizli bilgi tanımı
• Kullanım kısıtlamaları
• Süre
• Cezai şartlar

---

Dijital İmzanın Yasal Geçerliliği

Türkiye

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre:

• Güvenli elektronik imza nitelikli sertifika gerektirir
• GHL'in e-signature'ı "basit elektronik imza" kategorisinde
• B2B sözleşmelerde taraflar mutabıksa geçerli

Avrupa Birliği (eIDAS)

• Simple Electronic Signature (SES): GHL bunu sağlar
• Advanced Electronic Signature (AES): Ek doğrulama gerekir
• Qualified Electronic Signature (QES): Resmi makamlar için

Denetim İzi (Audit Trail)

GHL, her sözleşme için:

• Kim, ne zaman açtı
• Hangi IP adresinden
• Ne zaman imzaladı
• İmza sertifikası
• Zaman damgası

Bu kayıtlar, anlaşmazlık durumunda delil niteliği taşır.

---

Sözleşme Takip Dashboard'u

GHL'de sözleşme durumlarını takip edin:

Otomatik Hatırlatmalar

Sözleşme gönderildikten sonra imzalanmadıysa:

Workflow: Sözleşme Hatırlatma

Tetikleyici: Document sent
    ↓
[Bekle: 3 gün]
    ↓
[Koşul] Document signed?
    → Evet: Çık
    → Hayır: Email hatırlatma gönder
         ↓
[Bekle: 3 gün daha]
    ↓
[Koşul] Hâlâ imzalanmadı mı?
    → Email: "Sözleşme hakkında soru var mı?"
    → Internal notification: Sales manager'a bildir

---

Sözleşme Metriklerini Takip

---

Sonuç: Kağıt Karmaşasından Dijital Sürece

Uluslararası ticarette sözleşme süreci, satışın en kritik aşamalarından biri. GHL ile bu süreci dijitalleştirmek, hem zaman kazandırır hem de profesyonel bir izlenim bırakır.

Bir sonraki adım: 14 günlük ücretsiz GHL denemesi başlatın ve ilk dijital sözleşmenizi oluşturun.

GHL Destek

Documents & Contracts Overview

GHL'in resmi dokümantasyonu.

---

İlgili Yazılar

• İhracat İçin Email Pazarlama: KVKK ve GDPR Uyumlu Cold Outreach
• İhracatta Fatura ve Ödeme Takibi: Çoklu Para Birimi ile Tahsilat
• GHL Workflow Başlangıç Rehberi