GHL Workflow Otomasyonu: Üç Yıllık Kullanımdan Adım Adım Rehber

GHL'i ilk açtığım hafta workflow özelliğine bir günümü harcadım. 47 adımlık bir otomasyon kurmuştum. Üç gün sonra çalışmıyordu, sebebini bulamadım. Bir hafta sonra silip baştan başladım — bu sefer 5 adımla. Çalıştı.

İşte üç yılda öğrendiğim ders: Karmaşık workflow tasarımı işe yaramıyor. Basit, doğrudan, ne yapacağı net olan otomasyonlar işliyor.

Bu rehberde, sıfırdan workflow nasıl oluşturursun, gerçek müşteri senaryolarını nasıl modellersin — kendi tecrübemle anlatacağım.

Workflow Nedir?

Workflow, belirli bir tetikleyici (trigger) gerçekleştiğinde otomatik olarak çalışan bir dizi aksiyondur.

Basit bir örnek:

1. Trigger: Form doldurulduğunda
2. Aksiyon 1: E-posta gönder
3. Aksiyon 2: SMS gönder
4. Aksiyon 3: CRM'de tag ekle

Workflow Bileşenleri

Trigger'lar (Tetikleyiciler)

Workflow'u başlatan olaylar:

• Form Submission: Form doldurulduğunda
• Pipeline Stage Change: Satış aşaması değiştiğinde
• Tag Added/Removed: Tag eklenip çıkarıldığında
• Appointment Booked: Randevu alındığında
• Contact Created: Yeni kişi oluşturulduğunda
• Birthday: Doğum günlerinde
• Specific Date/Time: Belirli tarih ve saatte

Aksiyonlar

Tetikleyici sonrası yapılacak işlemler:

• E-posta gönder
• SMS gönder
• Webhook çağır
• Tag ekle/çıkar
• Pipeline aşaması değiştir
• Bekleme süresi ekle
• Koşullu dallanma (If/Else)

Pratik Workflow Örnekleri

1. Yeni Lead Hoşgeldin Workflow'u

Bu workflow, yeni bir lead form doldurduğunda devreye girer:

TRIGGER: Form Submitted

→ Wait: 1 dakika
→ Send Email: Hoşgeldin e-postası
→ Wait: 5 dakika
→ Send SMS: "Formunuz için teşekkürler! Sorularınız için..."
→ Add Tag: "new-lead"
→ Create Task: "Lead'i ara" (satış ekibine)

2. Randevu Hatırlatma Workflow'u

TRIGGER: Appointment Booked

→ Send Email: Randevu onay e-postası
→ Wait Until: Randevudan 24 saat önce
→ Send Email: Hatırlatma e-postası
→ Wait Until: Randevudan 1 saat önce
→ Send SMS: Son hatırlatma

3. Satış Hunisi Workflow'u

TRIGGER: Tag Added = "demo-requested"

→ Send Email: Demo bilgilendirme
→ Wait: 1 gün
→ IF: Email opened = NO
    → Send Email: Takip e-postası
→ Wait: 2 gün
→ Send SMS: "Demo hakkında sormak istediğiniz..."
→ Create Task: "Demo takibi"

İleri Seviye Teknikler

Koşullu Dallanma (If/Else)

Workflow'larınızı dinamik hale getirin:

IF: Contact Tag contains "premium"
  → Send Email: Premium teklif
ELSE
  → Send Email: Standart teklif

Webhook Entegrasyonu

Dış sistemlerle entegrasyon için webhook kullanın:

→ Webhook: POST to https://your-api.com/new-lead
  Body: {
    "email": "[contact.email]",
    "name": "[contact.name]",
    "source": "ghl-workflow"
  }

Not: GHL'de değişkenler çift süslü parantez içinde kullanılır.

A/B Test

Farklı mesajları test edin:

→ Split (50/50)
  → Path A: Send Email: Versiyon A
  → Path B: Send Email: Versiyon B

En İyi Pratikler

1. Wait Süreleri

Spam algısını önlemek için:

• İlk e-posta ve SMS arasında en az 5 dakika bekleyin
• Günde 2-3 mesajı geçmeyin
• Hafta sonları mesaj gönderimi konusunda dikkatli olun

2. Segmentasyon

Herkese aynı mesajı göndermeyin:

• Lead kaynağına göre farklı workflow'lar
• Sektöre göre özelleştirilmiş içerikler
• Davranışa göre dinamik mesajlar

3. Test Etme

Her workflow'u canlıya almadan önce:

1. Test kişisi oluşturun
2. Workflow'u test modunda çalıştırın
3. E-posta ve SMS'lerin doğru geldiğini kontrol edin
4. Zamanlama ve koşulları doğrulayın

Yaygın Hatalar ve Çözümleri

Hata 1: Sonsuz Döngü

Problem: Workflow kendi kendini tetikliyor Çözüm: Trigger koşullarını daraltın, "once per contact" seçeneğini kullanın

Hata 2: Yanlış Zamanlama

Problem: E-postalar gece yarısı gidiyor Çözüm: "Send during business hours" ayarını aktifleştirin

Hata 3: Eksik Veriler

Problem: E-postada değişken alanı boş geliyor Çözüm: GHL'de varsayılan değer belirleyin. Örneğin isim alanı için "Değerli Müşterimiz" gibi bir fallback değer ayarlayabilirsiniz.

Sonraki Adımlar

Workflow'larınızı kurduktan sonra:

1. Analiz edin: Açılma ve tıklama oranlarını takip edin
2. Optimize edin: Düşük performanslı adımları iyileştirin
3. Genişletin: Başarılı workflow'ları diğer senaryolara uyarlayın

İlgili Yazılar:

• Workflow Çalışmıyor mu? 7 Kontrol Noktası - Workflow sorunlarını adım adım giderin
• AI ile Otomatik Workflow Oluşturma - Yapay zeka destekli workflow kurulumu
• Lead Nurturing Otomasyonu - Potansiyel müşterileri satışa dönüştüren workflow örnekleri
• Sepet Terk Otomasyonu - E-ticaret için kayıp satışları geri kazanın

GHL Destek

Introduction to Workflows and Automations

GHL'in resmi workflow ve otomasyon dokümantasyonu.