Randevu Hatırlatıcı Otomasyonu: No-Show Oranını %50 Azaltın

Randevu aldınız. Gün geldi. Müşteri gelmedi. Boş kalan slot = kayıp gelir.

Türkiye'de randevu no-show oranı %15-30 arası. Otomatik hatırlatıcılarla bu oranı %5-10'a düşürebilirsiniz.

No-Show Maliyeti

Hesaplama

Aylık randevu: 200
No-show oranı: %20 = 40 randevu
Randevu başına gelir: 300 TL
Aylık kayıp: 40 × 300 = 12.000 TL

Hatırlatıcı ile:
No-show oranı: %5 = 10 randevu
Aylık kayıp: 10 × 300 = 3.000 TL

Tasarruf: 9.000 TL/ay

No-Show Nedenleri

Çoğu neden = iletişim eksikliği. Çözüm = hatırlatıcı.

Hatırlatıcı Sekansı

Temel Yapı

Randevu alındı
         ↓
Hemen: Onay e-postası
         ↓
24 saat önce: SMS hatırlatma
         ↓
2 saat önce: WhatsApp/SMS son hatırlatma
         ↓
Randevu saati

GHL Workflow Kurulumu

1. Automation → Workflows gidin
2. Create Workflow tıklayın
3. Trigger: Appointment Scheduled
4. Sekans adımlarını ekleyin

Hatırlatıcı Mesaj Şablonları

Onay E-postası (Hemen)

Konu: Randevunuz Onaylandı ✅

Merhaba {{first_name}},

Randevunuz onaylandı!

📅 Tarih: {{appointment.date}}
⏰ Saat: {{appointment.time}}
📍 Yer: {{appointment.location}}
👤 Danışman: {{appointment.staff}}

Takvime Ekle:
[Google Takvim] [Outlook] [iCal]

Değişiklik yapmak isterseniz:
[Randevuyu Düzenle]
[Randevuyu İptal Et]

Sorularınız mı var?
Bize ulaşın: [telefon]

[Şirket Adı]

24 Saat Önce SMS

Yarın randevunuz var!

📅 {{appointment.date}}
⏰ {{appointment.time}}
📍 {{appointment.location}}

Gelemeyecekseniz lütfen bildirin:
[iptal linki]

- [Şirket]

2 Saat Önce SMS

Hatırlatma: Randevunuz 2 saat içinde!

⏰ {{appointment.time}}
📍 {{appointment.location}}

Yolda mısınız? Sorun varsa bizi arayın:
[telefon]

WhatsApp Hatırlatma

Merhaba {{first_name}}! 👋

Yarın görüşeceğiz:
📅 {{appointment.date}}
⏰ {{appointment.time}}

Hazır mısınız? ✅

Değişiklik için bu mesaja yanıt verin.

Onay İsteme

Randevu Onaylatma

24 saat önce onay isteyin:

Yarın randevunuz var. Onaylıyor musunuz?

📅 {{appointment.date}}
⏰ {{appointment.time}}

Yanıtlayın:
EVET → Onaylıyorum
HAYIR → İptal et

Not: Yanıt vermezseniz randevu geçerlidir.

Onay Workflow

Trigger: 24 saat önce
         ↓
SMS: Onay isteği
         ↓
Wait for Reply (6 saat)
         ↓
If Reply = "EVET" veya "Evet" veya "evet":
    → Tag: "Confirmed"
    → SMS: "Randevunuz onaylandı. Görüşmek üzere!"
         ↓
If Reply = "HAYIR" veya "Hayır" veya "hayir":
    → Cancel appointment
    → SMS: "Randevunuz iptal edildi. Yeni randevu: [link]"
         ↓
If No Reply:
    → Tag: "Unconfirmed"
    → Internal note: "Onay alınmadı"

Sektörel Örnekler

Klinik/Sağlık

[Klinik Adı] - Randevu Hatırlatması

📅 {{appointment.date}} - {{appointment.time}}
👨‍⚕️ Dr. {{appointment.staff}}

Hazırlık:
• Son 8 saat yemek yemeyin
• Kimliğinizi getirin
• 15 dakika erken gelin

Sorularınız için: [telefon]

Kuaför/Güzellik

Merhaba {{first_name}}! 💇‍♀️

Yarın görüşeceğiz:
📅 {{appointment.date}}
⏰ {{appointment.time}}

İpucu: Saçınızı yıkamadan gelin,
işlemi kolaylaştırır.

Sizi bekliyoruz! ✨

- [Salon Adı]

Restoran

Rezervasyon Hatırlatması 🍽️

{{first_name}}, yarın sizi bekliyoruz!

📅 {{appointment.date}}
⏰ {{appointment.time}}
👥 {{appointment.guests}} kişi
🪑 Masa: {{appointment.table}}

Özel istek varsa bize bildirin.

[Restoran Adı]
[adres]

İptal Kolaylığı

Neden Önemli?

Kolay iptal = Gelmeyeceğini bilen kişi iptal eder = Slot başkasına verilir = Kayıp önlenir

İptal Linkleri

Her hatırlatıcıda iptal linki:

[Randevuyu İptal Et]

Link tıklandığında:

• Randevu otomatik iptal
• Slot tekrar müsait
• Alternatif tarih önerisi

İptal Sonrası Takip

Trigger: Appointment Cancelled
         ↓
If cancellation reason = "Scheduling conflict":
    → Email: "Yeni randevu alın: [link]"
         ↓
If cancellation reason = "Not interested":
    → Add to nurturing campaign
         ↓
Notify staff: "İptal var, slot açıldı"

Bekleme Listesi

No-show veya iptal durumunda:

Waitlist Sistemi

Randevu dolu, bekleme listesine ekle
         ↓
İptal olduğunda:
         ↓
Waitlist'teki ilk kişiye SMS:
"Bir slot açıldı! {{date}} {{time}}.
Almak ister misiniz? EVET yazın."
         ↓
Wait 1 saat
         ↓
If no reply → Sıradakine sor

Gecikme Yönetimi

Geç Kalma Bildirimi

Müşteriye kolay bildirim imkanı:

[Geç Kalıyorum] butonu

Tıklandığında:
→ Staff'a bildirim: "Müşteri 10-15 dk geç kalacak"
→ Müşteriye: "Bizi bilgilendirdiğiniz için teşekkürler"

Bekleme Aşımı

Randevu saati geçti + 15 dakika
         ↓
If no show:
    → Staff'a: "Müşteri gelmedi"
    → SMS to customer: "Sizi bekledik ama ulaşamadık.
       Yeni randevu: [link]"
         ↓
Tag: "No Show"
         ↓
If 2nd no-show:
    → Depozito zorunlu yap

Ölçüm ve Optimizasyon

Takip Edilecek Metrikler

A/B Test Fikirleri

• SMS vs WhatsApp
• 24 saat vs 48 saat önce
• Tek hatırlatma vs çoklu
• Onay isteme vs sadece bilgilendirme

Kontrol Listesi

• Randevu onay e-postası hazır
• 24 saat önce SMS kuruldu
• 2 saat önce hatırlatma kuruldu
• Onay isteme sistemi aktif
• İptal linki eklendi
• İptal sonrası takip kuruldu
• No-show takibi yapılıyor
• Bekleme listesi aktif
• Metrikleri ölçüyorum

GHL Destek

Introduction to Workflows and Automations

GHL'in resmi dokümantasyonu.