GHL İş Akışı Çalışmıyor: Bende İşe Yarayan 7 Kontrol

Bir Pazartesi sabahı bir müşterimin lead'leri üç gündür gelmiyordu. İş akışı doğru kuruluydu, görünüşe göre her şey çalışıyordu. Ama lead'ler ne CRM'e düşüyordu ne de e-posta tetikleniyordu. Üç saat panik yaşadım.

Sonra sistematik 7 kontrolü uyguladım. Beşinci kontrolde sorunu buldum — tek bir filtre yanlıştı. 30 saniyede düzelttim, akış geri çalıştı.

O günden sonra her iş akışı sorununda aynı 7 kontrolden geçiyorum. Sırayla. Sana da bu sistemi paylaşıyorum.

Kontrol 1: Workflow Yayında mı?

En basit ama en çok atlanan kontrol.

Nasıl kontrol edilir:

1. Automation → Workflows
2. İlgili workflow'u bulun
3. Sağ tarafta "Published" toggle'ı yeşil mi?

Yaygın hata: Workflow üzerinde değişiklik yapıp "Save" dedikten sonra tekrar "Publish" yapmayı unutmak.

Çözüm: Her değişiklikten sonra sağ üstteki "Publish" butonuna tıklayın.

Kontrol 2: Trigger Doğru Ayarlanmış mı?

Workflow'un çalışması için trigger (tetikleyici) koşullarının tam olarak karşılanması gerekir.

Form Submitted Trigger

Kontrol edin:

• Doğru form seçili mi?
• Form gerçekten submit ediliyor mu? (Test edin)
• Form başka bir workflow'a da bağlı mı? (Çakışma olabilir)

Tag Added Trigger

Kontrol edin:

• Tag adı birebir aynı mı? (Büyük/küçük harf dahil)
• Tag gerçekten ekleniyor mu? (Contact history'den bakın)
• "Run only once per contact" seçili mi?

Pipeline Stage Change Trigger

Kontrol edin:

• Doğru pipeline ve stage seçili mi?
• Contact gerçekten o stage'e geçiyor mu?
• Manual mı yoksa automation ile mi geçiyor?

Kontrol 3: Filter Koşulları

Trigger'dan sonra filter eklediyseniz, bu filtre contact'ı eleyebilir.

Örnek sorun:

Trigger: Form Submitted
Filter: Contact Tag contains "customer"

Yeni lead form dolduruyor ama "customer" tag'i yok → Workflow çalışmıyor.

Nasıl debug edilir:

1. Workflow'da filter adımına tıklayın
2. "Test" butonuyla bir contact deneyin
3. Filtreyi geçip geçmediğini görün

Kontrol 4: Wait Steps ve Timing

Wait adımları beklenmedik sonuçlara yol açabilir.

Sorun: "Wait for X minutes" Sonrası Aksiyon Çalışmıyor

Olası sebepler:

• Contact workflow'dan çıkmış (tag kaldırıldı, başka workflow durdurdu)
• Sub-account silinmiş veya deaktif edilmiş
• Çok uzun wait süresi (30 günden fazla sorun olabilir)

Sorun: E-postalar Gece Yarısı Gidiyor

Sebep: Wait adımından sonra "Send during business hours" seçili değil.

Çözüm:

1. E-posta action'ına tıklayın
2. "Smart Sending" seçeneğini açın
3. Business hours belirleyin

Kontrol 5: Action Konfigürasyonu

Her action'ın kendine özgü gereksinimleri var.

Send Email Action

Kontrol edin:

• From email adresi verified mi?
• Email template seçili mi?
• Template içinde hatalı merge field var mı?

Hatalı merge field örneği:

Merhaba [contact.firs_name]  ← Yazım hatası!

Send SMS Action

Kontrol edin:

• Phone number atanmış mı?
• Contact'ta telefon var mı?
• A2P kaydı tamamlanmış mı?

Add to Workflow Action

Kontrol edin:

• Hedef workflow yayında mı?
• Aynı workflow'a sonsuz döngü oluşturuyor musunuz?

Kontrol 6: Contact Enrollment Limitleri

"Allow Re-entry" Ayarı

Varsayılan olarak bir contact aynı workflow'a bir kez girer.

Kontrol edin:

1. Workflow settings'e gidin (sağ üst çark ikonu)
2. "Allow contacts to re-enter this workflow" seçeneğini görün

Ne zaman açmalı:

• Tekrarlayan olaylara yanıt (her form submit'te)
• Periyodik hatırlatmalar

Ne zaman kapalı tutmalı:

• Hoşgeldin serileri
• Karşılama akışları

Contact Daha Önce Girmiş mi?

Nasıl kontrol edilir:

1. Contact'a gidin
2. "Workflow" sekmesine tıklayın
3. Enrollment history'yi görün

Kontrol 7: Workflow Execution History

GHL'de workflow'un neden çalışmadığını veya nerede durduğunu görebilirsiniz.

Nasıl Bakılır:

1. Workflow'u açın
2. Sol tarafta "Executions" sekmesine geçin
3. İlgili contact'ı arayın
4. Her adımın durumunu görün:
   • ✅ Completed
   • ⏳ Waiting
   • ❌ Failed
   • ⏸ Paused

Failed Status Görüyorsanız

1. Failed adıma tıklayın
2. Error message'ı okuyun
3. Yaygın hatalar:
   • "Email not verified"
   • "Phone number required"
   • "Invalid merge field"
   • "Rate limit exceeded"

Sık Karşılaşılan Senaryolar

Senaryo 1: Workflow Sadece İlk Contact İçin Çalıştı

Sorun: "Run once per contact" aktif ve test için hep aynı contact kullanılıyor.

Çözüm:

• Yeni test contact oluşturun
• Veya contact'ı workflow'dan manuel çıkarıp tekrar girmesini sağlayın

Senaryo 2: Bazı Aksiyonlar Çalışıyor, Bazıları Çalışmıyor

Sorun: If/Else branch'te yanlış kola gidiyor.

Çözüm:

• Koşulları kontrol edin
• Test contact'ın değerlerinin koşulla uyuştuğundan emin olun

Senaryo 3: Workflow Çalışıyor Ama E-posta Gitmiyor

Sorun: Workflow execution'da "Completed" görünüyor ama e-posta ulaşmamış.

Kontrol edin:

• E-posta spam'e düşmüş olabilir
• Email service'te sorun olabilir (Settings → Email Services → Logs)
• Contact'ın e-posta adresi geçersiz olabilir

Debug Workflow: Sistematik Yaklaşım

1. Workflow yayında mı? → Hayır → Publish et
2. Trigger koşulu oluşuyor mu? → Hayır → Koşulu oluştur
3. Filter'lar contact'ı geçiriyor mu? → Hayır → Filter'ı düzelt
4. Wait adımında mı takılı? → Evet → Bekle veya test için wait'i kaldır
5. Action ayarları doğru mu? → Hayır → Konfigürasyonu düzelt
6. Execution history'de hata var mı? → Evet → Hatayı oku ve düzelt
7. Contact daha önce girmiş mi? → Evet → Re-entry ayarını kontrol et

Test İpuçları

1. Test Contact Oluşturun

Gerçek müşteri verilerini kullanmayın. Kendinize ait test contact'lar oluşturun:

• test1@yourdomain.com
• test2@yourdomain.com

2. Wait Adımlarını Kısaltın

Test sırasında "Wait 2 days" yerine "Wait 2 minutes" yapın. Test tamamlandıktan sonra gerçek değere döndürün.

3. Notification Ekleyin

Workflow'a kendinize internal notification ekleyin:

Send Internal Notification
To: your@email.com
Subject: Workflow Test - [contact.email] adımı tamamladı

4. Execution History'yi Sürekli Kontrol Edin

Workflow değişikliği yaptıktan sonra test edin ve hemen execution history'ye bakın.

GHL Destek

Introduction to Workflows and Automations

GHL'in resmi dokümantasyonu.